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上海邦德职业技术学院 档案利用管理办法
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为使档案更好地服务于教学、科研和管理等学校的各项事业，发挥档案应有的功效，结合学校实际，制定本办法。
一、利用档案的方式为查阅、借阅、复制、摘录和出具档案证明。利用未开放档案，应按照档案室规定办理相应手续；利用开放范围的档案，凭本人有效身份证件或单位介绍信，办理查阅登记手续即可查阅.
二、利用未开放范围的档案，规定如下：
1、校内工作人员只能查阅本部门档案，凭本人有效身份证件办理查阅登记手续；若需查阅其他部门的档案，需说明利用目的和范围，并经立卷部门负责人审批和同意后方可利用；
2、凡涉及党和国家机密、技术机密、人员处理等材料以及学校党政领导会议记录的档案，按照管理权限，需说明利用目的和范围，并经有关职能部门负责人审批和同意后方可利用；
3.涉及重大问题或重要秘密的档案，应报主管校领导审批和同意后方可利用；
4. 查阅科研成果档案须经项目负责人或所属部门科研负责人同意，方可利用。
三、校外单位利用档案时，必须持所在单位介绍信及本人有效身份证件，写明查档目的和范围，只可利用学校开放的档案，且只能查阅，不可外借；如需摘抄、复制，须经档案室报校办主任审批同意。
四、非本国国籍人员需要利用档案室的已开放档案，须出具我校上级主管机关介绍信并经我校主管校领导批准。
五、利用档案的单位及个人应严格遵守档案利用的有关规定。不得损毁、丢失、抽取、拆卷、涂改、伪造或擅自抄录、复制档案。不得擅自公布相关档案内容，对违反者追究法律责任。
六、向档案室移交、捐赠、寄存档案的组织和个人对其移交、捐赠、寄存的档案享有优先利用权。
七、对于重要、珍贵的档案，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经档案室报校分管领导批准。
八、个人因出国、升学、公证等需要，来本馆办理学籍、学历、成绩等证明的，应出示本人有效身份证件；如委托他人办理的，应有授权委托书及被委托人的有效身份证件。
九、学校档案室是学校出具档案证明的唯一机构。复制档案，由档案室负责办理；档案的摘抄、复制件需经档案工作人员核对，加盖公章，方能生效。
十、档案一般不外借。学校工作人员确因本单位工作需要借出档案时，必须严格履行档案的借阅手续，并在限期内归还；归还档案时，要当面点清并予以注销。
十一、借出的档案必须在两周内归还，如需延长需经档案室报经校办主任批准同意。归还的档案如发现有损坏、丢失等情况，应视情节及造成的后果，依据《中华人民共和国档案法》等有关规定予以处理。
十二、本办法由档案室负责解释。 |
上海邦德职业技术学院
校长办公室
2016年9月14日 |
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